Українцям необхідно оцифрувати трудові книжки, щоб убезпечити страховий стаж від втрати або пошкодження паперових документів. Перехідний період, передбачений законом №1217-IX, триває п’ять років, пише «Наше місто».
Оцифрування є обов’язковим етапом формування електронного реєстру трудової діяльності. У майбутньому це дозволить автоматично призначати пенсії, спростити підтвердження страхового стажу та визнавати періоди роботи за кордоном.
Кінцевий термін оцифрування трудових книжок
В Україні триває перехід на електронні трудові книжки. Відповідно до закону №1217-IX, цей процес має завершитися до 10 червня 2026 року.
Своєчасне подання документів гарантує збереження інформації про страховий стаж, зменшує ризик його часткової втрати та запобігає затримкам під час оформлення пенсії.
Для оцифрування необхідно відсканувати всі заповнені сторінки трудової книжки, а також документи, що підтверджують стаж, зокрема періоди роботи до 2004 року.
Перевірити внесені дані або виправити можливі неточності можна онлайн через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України або у відповідному мобільному застосунку.
Чому важливо оцифрувати трудову книжку
Електронна трудова книжка є основним інструментом захисту даних від втрати чи знищення. У разі правових спорів електронна версія матиме пріоритет над паперовою, зазначають юристи.
Особливу увагу варто приділити стажу, набутому до 1 січня 2004 року. Саме ці відомості найчастіше відсутні в електронних реєстрах і потребують підтвердження. Дані про стаж після цієї дати вже автоматично внесені на підставі звітності роботодавців із ЄСВ.
Перехід на електронний формат дозволяє уникнути бюрократичних помилок, спрощує процедуру призначення пенсії та забезпечує її автоматичний розрахунок у майбутньому.
Для громадян, які працювали за кордоном, оцифрування трудової книжки полегшує визнання іноземного страхового стажу.
У Пенсійному фонді України зазначають, що навіть у разі неоцифрування трудової книжки до 10 червня 2026 року страховий стаж не анулюється, а паперовий документ залишатиметься законною підставою для його підтвердження.
Водночас зволікання може призвести до затримок у призначенні виплат, складнощів із відновленням даних у разі втрати документа та необхідності вирішувати питання в судовому порядку.
Автоматичне підтягування даних і необхідність перевірки
Частина інформації про трудову діяльність автоматично надходить до Реєстру застрахованих осіб через звітність із ЄСВ, тому повторне внесення таких даних не потрібне.
Однак оцифрування паперової трудової книжки залишається критично важливим для осіб, яким пенсію призначили до 2021 року, але які продовжували працювати після цього.
Фахівці ПФУ радять кожному громадянину самостійно перевірити відомості в електронному кабінеті, щоб уникнути помилок у датах, назвах підприємств або періодах роботи, які можуть вплинути на розрахунок стажу.
Як оцифрувати трудову книжку
Якщо трудова книжка досі не оцифрована, необхідно подати сканкопії паперового документа через портал Пенсійного фонду України з використанням кваліфікованого електронного підпису.
Для подання документів потрібно авторизуватися в особистому кабінеті на порталі ПФУ, перейти до розділу «Комунікації з ПФУ», обрати вкладку «Відомості про трудові відносини», заповнити необхідні поля та надати згоду на обробку персональних даних.
Після цього слід додати сканкопії документів і підписати заяву електронним підписом. Статус опрацювання можна перевірити в розділі «Мої звернення».
Вимоги до сканкопій
Пенсійний фонд наголошує, що для успішного оцифрування необхідно подавати сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку.
Сканкопії мають бути кольоровими, у форматі JPG або PDF, розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ.
Якість зображень має бути достатньою для чіткого зчитування всіх реквізитів, зокрема серії, номера, дат, печаток, підписів та записів про трудовий стаж. Рекомендована роздільна здатність сканування — 300 dpi.
Назви файлів повинні відповідати типу відсканованого документа.
Раніше ми писали, як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: інструкція.
Ми повідомляли, електронна трудова книжка: чи «згорить» страховий стаж, якщо не встигнути оцифрувати.
